ALTIN KANAT MOTOSİKLET SPOR KULÜBÜ DERNEĞİ / GOLDWING CLUB TÜRKİYE ETKİNLİK KATILIMCILARINA YÖNELİK KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
Altın Kanat Motosiklet Spor Kulübü Derneği / Goldwing Club Türkiye (“Dernek”) olarak faaliyetlerimizi sürdürürken işlemekte olduğumuz kişisel verilere ve ilgili kişilere saygı duymakta, kişisel verilerin korunması ve güvenliği hususunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili diğer mevzuat çerçevesinde azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu doğrultuda Dernek olarak işlediğimiz tüm kişilere ait kişisel verilerin korunmasını, güvenliğini ve gizliliğini önemsiyoruz.
Derneğimizin etkinliklerine ve organizasyonlarına katılımınız kapsamında Derneğimiz tarafından bazı kişisel verileriniz toplanmaktadır ve işlenmektedir. Kişisel veri, bir şahsın adı, soyadı, doğum tarihi, telefon numarası, e- mail adresi, motosiklet plaka bilgisi, fotoğraf görüntüleri gibi kimliği belirli veya belirlenebilir kılan şahıslara ilişkin her türlü bilgidir.
KVKK ve ilgili diğer mevzuat kişisel verilerin işlenmesi konusunda ilgililerin uyması gereken bazı usuller belirlemektedir. KVKK ve ilgili diğer mevzuat gereği, veri sorumlusu olarak Derneğimizin, kişisel verilerinizin işlenmesi konusunda tarafınızı aydınlatma ve bazı durumlarda açık rızanızı alma zarureti bulunmaktadır.
Buna göre bu aydınlatma metni Derneğimizin organizasyonları ve etkinlikleri kapsamında paylaştığınız kişisel verileriniz, kişisel verilerinizin işleme amaçları, toplamanın ve işlemenin hukuki sebepleri, kişisel verilerinizin toplamanın yöntemi, kişisel verilerinizin hangi amaçlarla kimlere aktarılacağı ve KVKK kapsamındaki haklarınız hakkında bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
1. Etkinlikler Kapsamında Derneğimiz Tarafından İşlenen Kişisel Verileriniz:
a. Genel Nitelikli Kişisel Veriler:
i. Kimlik Bilgileri: Adınız, soyadınız, doğum tarihiniz, cinsiyetiniz, acil durumlarda bilgilendirmek amacıyla yakınlarınızın adı, soyadı.
ii. İletişim Bilgileri: Telefon numaranız, e-mail adresiniz, adres bilgileriniz, acil durumlarda bilgilendirmek amacıyla yakınlarınızın telefon numarası.
iii. Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Açık rızanıza binaen etkinliklerde yapılan, sosyal medya mecralarında / platformlarında Derneğimizin instagram, facebook ve / veya linkedin hesapları ile web sitemizde paylaşılan ve katılımcı olarak sizin de bulunduğunuz fotoğraf ve video kayıtları.
iv. Diğer Genel Nitelikli Kişisel Veriler: Motosiklet plaka bilgileri.
b. Özel Nitelikli Kişisel Veriler
i. Dernek Üyelik Bilgileri: Açık rızanıza binaen derneğimize üyelik bulunup bulunmadığı, bulunması takdirde üyelik numarası, bulunmaması durumunda katılımcının hangi motosiklet derneğine üye olduğu bilgisi.
2. Kişisel Verilerinizin İşleme Amaçları ve Kişisel Verilerinizin Toplamanın / İşlemenin Hukuki Sebepleri:
Yukarıda belirtilen genel nitelikli ile özel nitelikli kişisel verileriniz Derneğimiz tarafından aşağıda sayılan amaçlarla sınırlı olmak üzere ve aşağıda belirtilen KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen hukuki sebeplerle KVKK ve ilgili diğer mevzuat gereğince gerekli ölçüde işlenmektedir.
a. Kişisel Verilerinizin İşleme Amaçları:
Derneğimizin organizasyon ve etkinlik yönetimi kapsamında;
i. Katılımınızı bildirdiğiniz motosiklet festivallerinin, organizasyonlarının ve etkinliklerinin organize edilmesi (İşlenen kişisel veri kategorileri / kişisel veriler: kimlik, iletişim, motosiklet plaka bilgileri, dernek üyelik bilgileri),
ii. Katılımcılarının kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve kayıtlar için gerekli kişisel verilerin toplanması (İşlenen kişisel veri kategorileri / kişisel veriler: kimlik, iletişim, motosiklet plaka bilgileri, dernek üyelik bilgileri),
iii. Katılacağınız etkinliklerimiz için gerekli seyahat organizasyonlarının, örneğin konaklama rezervasyonlarının yapılması, kültürel gezilerin, sürüşlerin, eğlencelerin, doğum günü kutlamaların organize edilmesi (İşlenen kişisel veri kategorileri / kişisel veriler: kimlik, iletişim),
iv. Organizasyonlarda gerçekleştirdiğimiz etkinliklerde plaketlerin verilmesi, örneğin etkinliklerde bulunan en yaşlı ve en geç katılımcılarının, hangi derneklerden katılımının sağlandığının tespiti ve buna göre plaketlerin hazırlanması (İşlenen kişisel veri kategorileri / kişisel veriler: kimlik, plaketler üzerine eklenecek üyesi olduğunuz dernek ismi),
v. Organizasyon ve etkinliklerde fotoğraf çekimlerinin ve video kayıtlarının gerçekleştirilmesi ve bunların sosyal medya mecralarında / platformlarında Derneğimizin instagram, facebook ve / veya linkedin hesaplarında ve web sitemizde paylaşılması (İşlenen kişisel veri kategorileri / kişisel veriler: kimlik, görsel ve işitsel kayıtlar / sizin de bulunduğunuz fotoğraf çekimleri ve video kayıtları),
vi. Acil durumlarda gerekli tedbirlerin alınması ve yakınlarınıza bilgilendirmelerin yapılması (İşlenen kişisel veri kategorileri / kişisel veriler: kimlik, iletişim),
vii. Gerektiğinde yukarıda belirtilen süreçler ile ilgili sizinle telefon, mesaj ve e-mail yoluyla iletişime geçilmesi (İşlenen kişisel veri kategorileri / kişisel veriler: kimlik, iletişim).
b. Kişisel Verilerinizin Toplamanın ve İşlemenin Hukuki Sebepleri:
Organizasyonlar ve etkinliklerimiz için dernek üyelik bilgilerinizin toplamanın ve işlemenin hukuki sebebi KVKK’nın 6. maddesinin 2. fıkrası gereğince “açık rızanızdır”. Açık rızanızı vermediğiniz takdirde, bu özel nitelikli kişisel verileriniz işlenmeyecektir.
Katılımcı olarak bulunduğunuz fotoğraf ve video kayıtlarınız da ancak KVKK’nın 5. maddesinin 1. fıkrası gereğince “açık rızanız” hukuki sebebine dayalı işlenecektir ve bu aydınlatma metninde verilen bilgiler doğrultusunda paylaşılacaktır.
Yukarıda belirttiğimiz diğer genel nitelikli kişisel verilerinizin toplamanın ve işlemenin hukuki sebebi ise, KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasının f) bendi gereğince “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebidir.
3. Kişisel Verilerinizi Toplama Yöntemi:
Yukarıda sayılan amaçlarla ve yukarıda belirtilen KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen hukuki sebeplerle bu aydınlatma metninde belirtilen kişisel verileriniz otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla bizzat tarafınızdan Derneğimizin etkinliği için hazırlanan etkinlik kayıt formunun Derneğimizin web sitesi üzerinden ya da manuel doldurularak tarafımıza iletilmesi / teslim edilmesi, sizinle yüz yüze ya da telefonla yapılan görüşmeler, kamera çekimleri yoluyla elektronik ortamda, yazılı ya da sözlü yollardan toplanmaktadır.
4. Kişisel Verilerinizin Yurtiçinde Hangi Amaçlarla Kimlere / Nerelere Aktarıldığı:
Toplanan kişisel verileriniz KVKK’nın 8. maddesinde belirtilen şartlar doğrultusunda yurtiçinde aldığımız hizmetler nedeniyle gerekli güvenlik tedbirleri alınarak aşağıdaki amaçlarla belirtilen hizmet sağlayıcılara / tedarikçilere aktarılmaktadır:
• Derneğimizde gerekli bilgi teknoloji, bilgi işlem (sunucu / server / hosting) ile web site tasarım hizmetlerinin alınması amacıyla, etkinlik kayıt formumuzu web sitemiz üzerinden doldurarak ilettiğinizde, kayıt forumunda bildirdiğiniz kişisel verileriniz, ayrıca açık rızanıza binaen web sitemizde etkinliklerden paylaşılan (ve katılımcı olarak sizin de bulunduğunuz) fotoğraf ve video kayıtları, söz konusu hizmetleri aldığımız bilgi teknoloji, bilgi işlem (sunucu / server / hosting) ile web site tasarım hizmet sağlayıcısına / tedarikçiye aktarılacaktır (İşlenen / aktarılan veri kategorileri / kişisel veriler: kimlik, iletişim, motosiklet plaka bilgileri, görsel ve işitsel kayıtlar / sizin de bulunduğunuz fotoğraf çekimleri ve video kayıtları, dernek üyelik bilgileri).
• Katılacağınız etkinlikler kapsamında gerekli seyahat organizasyonlarının, örneğin konaklama rezervasyonlarının yapılması, kültürel gezilerin, sürüşlerin, eğlencelerin organize edilmesi amacıyla bu konularda hizmet aldığımız seyahat acentesi, organizasyon / danışmanlık şirketi, konaklayacağınız otel gibi ilgili hizmet sağlayıcıları / tedarikçiler ile paylaşılacaktır (İşlenen / aktarılan veri kategorileri / kişisel veriler: kimlik, iletişim).
• Ayrıca Derneğimizin etkinliklerinde ve organizasyonlarında fotoğraf çekimleri ve video kayıtları için hizmetlerin alınması amacıyla, katılımcı olarak sizin de bulunduğunuz fotoğraf görüntüleri ve video kayıtları ile ilgili hizmetleri aldığımız hizmet sağlayıcı / tedarikçi tarafından da işlenecektir (İşlenen / aktarılan veri kategorileri / kişisel veriler: görsel ve işitsel kayıtlar / sizin de bulunduğunuz fotoğraf çekimleri ve video kayıtları).
5. Görsel ve İşitsel Kayıtlarınızın Web Sitemizde ve Sosyal Medya Hesaplarında Paylaşılması ve Yurtiçinde ve Yurtdışına Aktarılması:
Organizasyon ve etkinlik yönetimi ile tanıtım ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla Derneğimizin organizasyonları ve etkinliklerinde gerçekleştirilen ve katılımcı olarak sizin de bulunduğunuz fotoğraf çekimleri ve video kayıtları açık rızanızı vermeniz halinde;
• Derneğimizin web sitesinde yayınlanacaktır, dolayısıyla zorunlu olarak yurtiçinde web sitemiz ile ilgili hizmetleri aldığımız bilgi teknoloji, bilgi işlem (sunucu / server / hosting) ve web site tasarım hizmet sağlayıcısına / tedarikçiye aktarılacaktır.
• Ayrıca sosyal medya mecralarında / platformlarında Derneğimizin instagram, facebook ve / veya linkedin hesaplarında paylaşılacaktır, dolayısıyla yurtdışına ilgili sosyal medya mecralarına / platformlarına aktarılacak olup, ilgili sosyal medya mecralarının / platformlarının yurtdışında bulunan veri merkezlerinde / bulut tabanlarında depolanacaktır.
6. KVKK Kapsamındaki Haklarınız:
KVKK’nın 11. maddesi ilgili kişisel veri sahiplerinin haklarını düzenlemektedir. Bu madde kapsamındaki taleplerinizi “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğe” göre yazılı olarak Derneğimizin Hacı Kadın Mahallesi, Atatürk Bulvarı, İMÇ 5 Blok No:5450 Unkapanı, Fatih / İstanbul açık adresine, [email protected] e-mail adresine veya mevzuatta belirtilen diğer yöntemlerle iletebilirsiniz.
7. Veri Sorumlusu Olarak Derneğimizin Bilgileri:
Altın Kanat Motosiklet Spor Kulübü Derneği
Adres: Hacı Kadın Mahallesi, Atatürk Bulvarı, İMÇ 5 Blok No:5450 Unkapanı, Fatih / İstanbul
Telefon: 05337080062
E-mail: [email protected]